Algemene Voorwaarden

Algemene verkoops- en leveringsvoorwaarden – Versie 01/08/2022

1. Exclusieve toepassing van deze voorwaarden 

Op alle contracten van Pilipili Games BV, ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0737.421.615, met maatschappelijke zetel gevestigd te 3000 Leuven, Engelse Plein 35/101 (hierna genoemd: “Pilipili Games”), zijn deze algemene voorwaarden van toepassing.

De klant aanvaardt uitdrukkelijk de toepassing van onderhavige voorwaarden door bestelling of schriftelijke bevestiging, zonder enig voorbehoud en daarbij afstand doende van zijn eventuele eigen algemene voorwaarden, tenzij anders door Pilipili Games uitdrukkelijk schriftelijk bevestigd. De relatie tussen partijen wordt uitsluitend beheerst door deze algemene voorwaarden. 

2. Offertes

Al onze offertes hebben een geldigheidsduur van 30 dagen. Bestellingen worden pas in de planning opgenomen na bevestiging. Uitvoeringsdata op een offerte zijn dan ook steeds indicatief.

De informatie omtrent de producten en de prijszetting, alsook de gedetailleerde orderinformatie, zijn opgesteld en meegedeeld onder voorbehoud van wijziging en correctie.

3. Werkwijze

Pilipili Games werkt aan de hand van drie verschillende formules, waarvan de werkwijze voor elk van deze formules als volgt beschreven kan worden:

  • Eerste mogelijkheid: consultancy opdracht.

Pilipili Games levert consultancy opdrachten, bestaande uit adviezen en/of inspiratiesessies en/of brainstormsessies. Deze consultancy opdrachten worden aangegaan tegen een vast tarief of uurtarief.

Indien deze opdracht uitmondt in een project op maat (zie derde mogelijkheid), zal bij de prijsbepaling hiervan desgevallend rekening gehouden worden met de prestaties die reeds werden verricht in het kader van deze consultancy opdracht en die nog van nut is in het project op maat.

  • Tweede mogelijkheid: verkoop of verhuur van producten.

Pilipili Games verkoopt en verhuurt producten, al dan niet gepersonaliseerd. Deze worden aangerekend aan eenheidsprijzen, die bij verhuur steeds gekoppeld zijn aan een welbepaalde periode.

  • Derde mogelijkheid: projecten op maat

Pilipili Games levert projecten op maat. Aangezien deze projecten vaak omvangrijk zijn en evolutief, worden deze zoveel als mogelijk opgedeeld in verschillende fases.

Bij fasering van de projecten op maat, gelden steeds de hiernavolgende modaliteiten:

  • De prijs van de verschillende fases is steeds indicatief en zal worden aangepast in functie van de impact van beslissingen die (al dan niet in de voorafgaande fase(s)) werden genomen, en waarvan de klant steeds transparant wordt geïnformeerd;
  • Prijzen van materialen die worden opgenomen zijn steeds indicatief aangezien de reële kostprijs afhangt van de prijs van grondstoffen op het ogenblik van productie en het finaal ontwerp;

Prestaties die niet zijn vervat in de offerte worden aangerekend in regie aan een geïndexeerd (consumptieprijzen) uurtarief van 85,00 EUR (index juli 2022).

Externe kosten die worden gemaakt (bv. van aan te schaffen licenties, onderaannemingen) worden bijkomend aangerekend.

Voor licenties waarvan de looptijd is beperkt in tijd, is de prijs per eenheid steeds vermeld in de offerte. De prijs wordt tevens jaarlijkse geïndexeerd (consumptieprijzen) met als basisindex de index van de maand voorafgaand aan de offerte en/of periodiek aangepast aan de prijsstijgingen waarmee Pilipili Games zelf wordt geconfronteerd. Licenties worden stilzwijgend verlengd voor een zelfde periode, behoudens binnen de welbepaalde in de offerte opgenomen termijn door de ene partij een aangetekend opzegschrijven van de andere partij wordt ontvangen.

Verplaatsingskosten worden aangerekend aan kostprijs dan wel aan een geïndexeerd (consumptieprijzen) tarief van 0,50 EUR / km (index juli 2022).

4. Betaling 

a. Prestaties worden aangerekend in één of meerdere facturen. Pilipili Games heeft het recht tussentijds facturen te sturen voor geleverde prestaties, alsook voorschotfacturen voor nog te leveren prestaties, dan wel integrale voorafbetaling te vragen.

b. De facturen zijn betaalbaar binnen 15 dagen na facturatiedatum. 

c. Wat de verwijlinterest betreft wordt toepassing gemaakt van artikel 5 van de wet 2.8.2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransactie. Er zullen dus in geval van niet-betaling op de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling vanaf de vervaldag verwijlinteresten verschuldigd zijn, dit tot algehele betaling. 

d. Indien de klant een betalingsachterstand heeft wat vervallen factuurschulden betreft, wordt tegelijk ook de niet-vervallen factuurschulden opeisbaar. 

e. De klant zal in geval van wanbetaling tevens een forfaitaire verhoging verschuldigd zijn van 10% op het factuurbedrag met een minimum van 25,00 euro en een maximum van 2.500,00 euro, ter vergoeding van de bijkomende kosten en moeite die Pilipili Games moet leveren om de vordering te recupereren (de buitengerechtelijke invorderingskosten: incassobureau, administratie, secretariaat, opvolging dienst boekhouding, ingebrekestelling door advocaat…).

f. Bij niet betaling van een factuur, is Pilipili Games gerechtigd haar prestaties op te schorten, waarbij elke eventueel overeengekomen uitvoeringstermijn komt te vervallen. 

g. Bij niet-betaling binnen de 15 dagen na ingebrekestelling, is Pilipili Games gerechtigd de overeenkomst te ontbinden ten laste van de klant.

5. Privacy 

Pilipili Games verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens dient te worden verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.

Aangezien Pilipili Games de privacy en de veiligheid van persoonsgegevens waardeert en respecteert, worden deze persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in overeenstemming met (i) de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, beter gekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dan wel de General Data Protection Regulation (GDPR), alsook met (ii) alle toepasselijke nationale regelgeving.

Pilipili Games verzamelt persoonsgegeven via overeenkomsten die zij (rechtstreeks of onrechtstreeks) sluit, dan wel via vrijwillige verstrekking hiervan door de betrokkene. Pilipili Games verwerkt persoonsgegevens, bestaande uit gegevens van haar klanten, hun aandeelhouders, bestuurders, werknemers, en meer algemeen alle gegevens die in het kader van de samenwerking wordt verstrekt. De persoonsgegevens die door Pilipili Games worden verzameld zijn identificatiegegevens en financiële gegevens. De persoonsgegevens worden steeds verzameld en verwerkt om uitvoering te kunnen geven aan de gesloten overeenkomsten, en om de toepasselijke wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. De verstrekking van persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten. Bij gebrek aan het verstrekken van persoonlijke identificatiegegevens, kan Pilipili Games haar klanten niet identificeren, noch is er communicatie mogelijk, noch kan er uitvoering aan de overeenkomst gegeven worden.

De persoonsgegevens zijn binnen Pilipili Games alleen toegankelijk voor de werknemers en medewerkers die in het kader van hun takenpakket toegang tot deze persoonsgegevens dienen te hebben. Deze werknemers en medewerkers zijn gebonden door strikte interne regels met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer Pilipili Games beroep doet op externe partijen met het oog op verwerking van persoonsgegevens, zal uitsluitend beroep worden gedaan op partijen die afdoende garanties bieden opdat de verwerking aan de wettelijke vereisten voldoet en uw rechten worden gewaarborgd. Persoonsgegevens kunnen worden overgemaakt aan volgende categorieën van ontvangers: externe boekhouders/accountants, IT leveranciers, consultants, overheidsinstanties.

Bekijk ons uitgebreid privacybeleid: www.pilipiligames.be/privacybeleid.

6. Bevoegdheidsclausule 

In geval van betwisting in rechte, zijn de Rechtbanken van de maatschappelijke zetel van Pilipili Games bevoegd om het geschil te beoordelen.

7. Toepasselijk recht 

Op de verhouding tussen partijen is enkel het Belgische recht toepasselijk.

8. Leveringsvoorwaarden (producten, diensten, online producten)

a. Tenzij anders overeengekomen, geschiedt levering door Pilipili Games van producten door een gereputeerde koerierdienst, en dit op kosten en risico van de klant.

b. De klant is verplicht de gekochte goederen af te nemen op het moment waarop deze bij hem worden afgeleverd dan wel op het moment waarop deze volgens de overeenkomst aan hem ter beschikking worden gesteld.

c. Indien de klant de afname weigert of nalatig is met het verstrekken van informatie of instructies, noodzakelijk voor de levering, zullen de goederen worden opgeslagen voor risico van de klant. De klant zal in dat geval alle aanvullende kosten, waaronder in ieder geval de opslagkosten, verschuldigd zijn.

d. De door Pilipili Games opgegeven levertijden gelden steeds bij benadering en zijn nimmer fatale termijnen.

e. Bij niet tijdige levering kan de klant Pilipili Games schriftelijk in gebreke stellen en haar een redelijke termijn stellen om haar verplichtingen alsnog na te komen.

f. De door Pilipili Games opgegeven levertijd vangt eerst aan nadat alle benodigde gegevens in haar bezit zijn.

9. Gebreken

a. De klant dient bij aflevering van de goederen na te gaan of de levering voldoet aan de bestelling of de overeenkomst.

b. Worden zichtbare gebreken of tekorten geconstateerd dan dient de klant op straffe van verval deze binnen uiterlijk 3 dagen na aflevering aan Pilipili Games schriftelijk te melden. Opmerkingen op dienstverlening dienen binnen een zelfde termijn en op dezelfde wijze te worden gemeld.

c. Niet zichtbare gebreken dient de klant binnen uiterlijk 3 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 3 maanden na aflevering, schriftelijk aan Pilipili Games te melden.

d. Ook indien de klant tijdig reclameert, blijft zijn verplichting tot betaling en afname van gedane bestellingen bestaan. Een terechte opmerking resulteert uitsluitend in de remediëring of vervanging van de goederen en diensten, nadat de klant aan al haar verplichtingen heeft voldaan.

10. Prijzen

a. Tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld, gelden de door Pilipili Games afgegeven prijzen in Belgische valuta en exclusief BTW en leveringskosten.

b. Indien Pilipili Games met de klant een bepaalde prijs overeenkomt, is Pilipili Games niettemin gerechtigd tot verhoging van de prijs indien Pilipili Games BV kan aantonen dat zich tussen het moment van de aanbieding en levering door haar leveranciers significante prijswijzigingen zijn doorgevoerd, dan wel het voorwerp van de opdracht door de klant werd gewijzigd.

11. Aansprakelijkheid en overmacht

Pilipili Games is jegens de klant uitsluitend op de volgende wijze aansprakelijk: 

a. Pilipili Games is uitsluitend aansprakelijk indien schade is veroorzaakt door opzet of grove schuld van Pilipili Games of haar medewerkers.

b. De aansprakelijkheid van Pilipili Games is daarenboven sowieso beperkt tot het bedrag van de door de verzekeraar van Pilipili Games in een onderhavig geval te verstrekken uitkering.

c. Indien de verzekering in enig geval geen dekking biedt of niet tot uitkering overgaat, en Pilipili Games rekening houdende met huidige aansprakelijkheidsbeperkingen aansprakelijk is, is de aansprakelijkheid van Pilipili Games beperkt tot tweemaal de factuurwaarde van de overeenkomst, althans dat gedeelte van de overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft en mits de uitgevoerde diensten of geleverde producten correct werden betaald.

d. De uitsluiting van aansprakelijkheid geldt eveneens voor letsels, materiële en/of immateriële schade die de klant of iemand dat op een evenement aanwezig is, en waarvoor de klant Pilipili Games voor zover als nodig vrijwaart.

e. Onder overmacht wordt in deze voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop Pilipili Games geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Pilipili Games niet in staat is haar verplichtingen na te komen dan wel de nakoming van haar verplichtingen aanzienlijk bemoeilijkt, werkstakingen in het bedrijf van Pilipili Games daaronder begrepen.

f. Tijdens overmacht worden de leverings- en andere verplichtingen van Pilipili Games opgeschort. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door Pilipili Games niet mogelijk is langer duurt dan 2 maanden, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.

g. Indien Pilipili Games bij intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de klant gebonden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract.

12. Intellectuele Eigendom

a. Alle rechten van intellectuele eigendom ter zake van de producten en/of diensten als mede de ontwerpen, programmatuur, documentatie en alle andere materialen die worden ontwikkeld en/of gebruikt ter voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst tussen Pilipili Games en de klant, dan wel die daaruit voortvloeien, berusten uitsluitend bij Pilipili Games of diens leveranciers. De levering van producten en/of diensten strekt niet tot enige overdracht van de rechten van intellectuele eigendom. De klant verkrijgt slechts een niet exclusief en niet overdraagbaar gebruiksrecht tot het gebruik van de producten en resultaten van de diensten voor de overeengekomen doelstellingen.

b. De klant zal niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Pilipili Games de producten en resultaten van de diensten op enige wijze geheel of gedeeltelijk openbaar maken, verveelvoudigen of aan een derde beschikbaar stellen.

c. De klant zal aanduidingen van Pilipili Games of haar leveranciers betreffende auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom niet verwijderen of wijzigen.

d. Pilipili Games staat ervoor in dat zij gerechtigd is het genoemde gebruiksrecht aan de klant te verstrekken en vrijwaart de klant tegen eventuele aanspraken van derden ter zake. Deze bepaling is niet van toepassing indien en voor zover de producten en/of resultaten van de diensten zijn gewijzigd en/of indien deze zijn geleverd in samenhang met goederen van derden, tenzij de klant in het laatst genoemde geval aantoont dat de aanspraken van derden uitsluitend betrekking hebben op de door Pilipili Games geleverde producten en/of resultaten van de diensten. Dit is evenmin het geval indien op vraag van de klant wordt gewerkt rond een welbepaald thema, in welk geval de klant dient in te staan voor de vereiste toestemmingen om dit thema te gebruiken en de klant Pilipili Games dient te vrijwaren en schadeloos te stellen voor aanspraken van derden.

e. Pilipili Games is gerechtigd om beelden van events, spelen, en producten te gebruiken voor marketingdoeleinden. De klant dient er voor te zorgen dat alle deelnemers hiermee akkoord gaan, en zal Pilipili Games vrijwaren voor alle aanspraken in die zin van eventuele deelnemers.

13. Voortijdige beëindiging

Indien, ongeacht de reden, een voortijdige beëindiging van de overeenkomst plaatsvindt door de klant of ingevolge een fout van de klant, dan is Pilipili Games gerechtigd op een vergoeding voor de reeds geleverde prestaties (conform de offerte, dan wel aan een geïndexeerd uurtarief van 85 EUR) en geïnvesteerde materialen, vermeerderd met een (schade)vergoeding van 30% op de  gederfde inkomsten. Deze forfaitaire schadevergoeding is niet van toepassing wanneer bij een project op maat partijen gezamenlijk vaststellen dat het project niet goed genoeg realiseerbaar is, waardoor de volgende fase(s) niet worden opgestart. Huidige clausule doet geen afbreuk aan het recht de reëel geleden schade in rekening te brengen.

14. Ongeldigheid

De ongeldigheid, nietigheid of onafdwingbaarheid van eender welke bepaling of eender welk beding van de algemene voorwaarden zal niet leiden tot de ongeldigheid, nietigheid of onafdwingbaarheid van respectievelijk het betreffende beding of deze algemene voorwaarden in zijn/hun geheel. Indien de geldigheid of de afdwingbaarheid van een bepaling of een beding van deze algemene voorwaarden in het gedrang komt, of ernstig wordt bedreigd, zal de betreffende bepaling of het betreffende beding zo worden uitgelegd of vervangen dat de bepaling of het beding op wettige wijze van kracht kan blijven, onder de voorwaarde dat op die manier de bepaling of het beding substantieel dezelfde effecten blijft hebben voor zowel Pilipili Games als de klant en dat op die manier de bepaling of het beding de oorzaak of het evenwicht van de overeenkomst niet teniet doet.